«Ампула» организовали обязательное обучение на 3 000+ человек для крупной компании с помощью аутсорсинга HR

Обязательное обучение в компании до старта работ

Поскольку обязательное обучение — это важное и достаточно объёмное мероприятие, установленное законодательством, компании необходимы дополнительные ресурсы для его реализации. Кадровым специалистам из-за большой нагрузки не хватало времени, чтобы организовать такой большой и сложный процесс. Подобное обучение — не разовая задача, а целый комплекс различных функций, за которыми нужно постоянно следить на протяжении длительного времени: искать новых подрядчиков, заключать с ними контракты, контролировать, расширять ответственность и т.д. В идеале для всех этих процессов нужны отдельные специалисты-кураторы. В компании частичной реализацией обучения занимался HR-отдел по мере возможностей, отрываясь от своих ключевых задач. Был список подходящих учебных центров, но со временем его оказалось недостаточно.

Требования к проекту

Главной задачей «Ампула» было максимально чётко и надёжно наладить весь процесс обязательного обучения со всеми его организационными сложностями, юридическими и техническими вопросами, а также — поставить этот процесс на поток.
Остальными целями были определены:
  • Полное поэтапное выстраивание процесса обучения, работа с заявками
  • Выполнение всех задач в заявленный срок, контроль за их исполнением
  • Поиск, подбор новых учебных центров и организация работы с ними
  • Оптимизация выстроенного процесса

Сложности организации массового обязательного обучения

Основные трудности связаны с масштабностью проекта — организационные процессы состоят из огромного количества разных задач, которые необходимо решать без ошибок и в срок. Также можно выделить и такие сложности проекта, как:
  • Большое количество юридических и контактных лиц со стороны клиента
  • Много заявок, приходящих от разных источников
  • Объёмный документооборот
Ход работ
Мы обсудили с клиентом модели сотрудничества и сошлись на том, что подойдёт агентский договор. Это означает, что «Ампула» полностью берёт на себя организацию работы с провайдерами в области обучения.

Для организации процесса обучения необходимо было предоставить клиенту новые учебные центры. Мы составили список подходящих центров, из которого на текущий момент использовали около 15. Критерии, по которым происходит отбор:
  • Наличие необходимых специальностей обучения для заданной категории сотрудников
  • Физическое расположение в нужном регионе клиента
  • Подходящие сроки программ
  • Лицензии и рекомендации

Мы всегда на связи с клиентом. Заявки приходят от нескольких руководителей, но работа выстроена по системе “в одно окно” — все вопросы решаются через одного менеджера, который отвечает за проект. При этом по ходу сотрудничества с нашей стороны изменился ответственный за проект человек. Но работа выстроена таким образом, что для клиента процесс остаётся непрерывным, и смена менеджера проходит практически незаметно и абсолютно безболезненно.
Результаты работы с «Ампула»
  • Высвобождены ресурсы специалистов отдела персонала, которые теперь могут сфокусироваться на других важных задачах
  • Налажен критически важный процесс для компании
  • Обеспечен непрерывный процесс производства. К началу сельскохозяйственного сезона в компании не было необученных людей, у всех был допуск к работе и необходимые навыки
  • К концу года планируется обучить более 3000 людей
  • Помимо обязательного обучения, появилась возможность проводить и другие процессы обучения и развития: онлайн-курсы, закупка книг, зарубежное обучение