Как высвободить HR из операционки и увеличить эффективность

Специалисты по управлению персоналом выполняют большой объём работ — от планирования долгосрочной кадровой политики до отчётов по результатам проведения медицинских осмотров. При этом часто бывает, что hr-сотрудники вынуждены проводить бó‎льшую часть рабочего времени за рутинными задачами. Причины могут быть как в слабой автоматизации или её отсутствии, так и большом количестве рутинных задач, неправильно организованных бизнес-процессах.

Справиться с проблемой высокой загруженности сотрудников отдела управления персоналом может помочь аутсорсинг — делегирование тех процессов, которые не нуждаются в непосредственном участии HR-специалиста. Передавать сторонним подрядчикам можно, например, функции, связанные с кадровым делопроизводством и документооборотом. Или срочные задачи, на которое у отдела HR не хватает времени. Особой популярностью отличается аутсорсинг процессов рекрутмента, особенно в специфических сферах (таких как IT и финансы).

В управлении персоналом существуют фундаментальные задачи, от которых зависит эффективность отдела и компании в целом. Делегировать выполнение этих работ невозможно, решать такие задачи может только сам HR-специалист или отдел. Сюда относятся: автоматизация процессов, планирование кадровой политики и роста сотрудников, поиск, отбор, обучение и адаптация персонала, его оценка и развитие, работа с корпоративной культурой, стратегии внутренних коммуникаций. Каждый из перечисленных процессов предполагает целый пласт задач разной сложности.
Одно только обучение включает в себя программы развития кадрового резерва, развитие топ-менеджмента, обязательное обучение, запрос на кратный рост команды и её навыков, обучение при переходе на новые должности, формировании новых отделов, плановое регулярное обучение и т.д. Эти пункты также делятся на множество задач по подбору провайдеров, контрактовке с ними, оценке результатов, предварительной оценке персонала, административной работе и многим другим. При этом в компании могут одновременно проводиться, например, и обучение топ-менеджмента и узкоспециализированное обучение для инженеров производства. HR-отдел должен контролировать оба процесса. И мы говорим только об обучении, в то время, как специалисты по управлению персоналом вынуждены заниматься множеством других задач, в том числе — операционных.

Рассмотрим, как делегируют обучение в крупной транспортной компании, обратившейся в Амплуа (Амплуа — поставщик провайдеров на рынке HR). В организации недавно появился запрос на системное обучение сотрудников, но у HR-отдела не было своей базы провайдеров. Стояла задача — закупить программы обучения по сервисам, продажам и другим процессам в сжатые сроки. Запуск обучения и контроль за ним — это важный и очень объёмный процесс, эффективность которого во многом зависит от качества провайдеров.
Первоначально клиент хотел работать по брокерской схеме взаимодействия.. Это форма взаимодействия, при которой клиент не подписывает с нами договор, а подписывает с провайдерами, которые реализуют услугу, напрямую. В этом кейсе услуга — поиск поставщиков обучения. Были предложены варианты взаимодействия с провайдерами-фрилансерами ценовой категории до 100 тысяч рублей. HR-директору клиента было важно получить максимально качественную услугу, поэтому он был готов к более высоким тратам. Остановились на вариантах в 150-170 тысяч. В ходе обсуждения была выбрана другая форма взаимодействия — агентский договор, который подразумевает больше делегирования задач, по этому договору все процессы контрактования с провайдерами ложатся на Амплуа. Поиск и подбор провайдеров занял 3 дня.

Для эффективной работы компании в целом и HR-отдела в частности, необходимо, чтобы кадровые специалисты могли уделять как можно больше времени важным задачам и сложным процессам. Но не всегда удаётся наладить бизнес-процессы таким образом, чтобы они способствовали реализации этой цели. В этом случае HR-ы вынуждены тонуть в операционке.
Решением может стать делегирование — аутсорсинг части задач. Пока мы занимаемся рутинной контрактовкой с поставщиками, держим с ними постоянную связь, решаем регулярно возникающие мелкие вопросы, вы можете спокойно сфокусироваться на более серьёзных процессах, не отвлекаясь на бумажную работу и другие факторы.